メールに添付できるサイズにする

Gmailの添付上限は25MBですが、**25MBのファイルは添付できません**。メールの添付は送信時にBase64という方式でテキストに変換され、そのとき約1.37倍に膨らむためです。25MBの枠に実際に入るのは、元のファイルで18MB程度までになります。

ここで18MBを目標にしているのはこのためです。「25MBまでのはずなのに送れない」の正体はこの膨張で、Google自身も受信側の上限について「約37%増える」と書いています。

なお25MBを超えると、Gmailは添付をやめてGoogleドライブのリンクに置き換えます。相手がリンクを開ける状況なら、無理に圧縮せずそちらに任せる方が画質は保てます。

25MBはGmailとOutlook.comの数字で、すべてのメールで共通ではありません。Outlookのデスクトップ版は既定20MB、Exchange Onlineは既定35MBで管理者が変更できます。相手の環境が厳しい場合はさらに小さくしてください。

QなぜBase64にすると1.37倍になるのですか？

メールの本文はもともと文字しか運べない仕組みで、そこに画像や動画のような文字ではないデータを載せるために、Base64という方式で文字に置き換えます。この方式は3バイトのデータを4文字に変換するので、それだけで4÷3＝約1.33倍になります。加えて、メールの規格が1行の長さを76文字に制限しているため改行が入り、合計でおよそ1.37倍になります。膨らむのは送信の途中だけで、受け取った側が保存すれば元の大きさに戻ります。

Q相手が受け取れる上限は、どうすれば分かりますか？

確実な方法は相手に聞くことです。上限は送る側ではなく受け取る側のサーバーが決めるので、こちらのGmailが送れても、相手の会社のサーバーが弾けば届きません。しかも弾かれたことが送信者に通知されない設定もあります。目安として、社内システムの多くは10MB前後を上限にしています。相手の環境が分からず、確実に届けたい場合は10MB以下にしておくのが安全です。

Qファイルを分割して送るのと、圧縮するのとどちらがいいですか？

圧縮を勧めます。分割は受け取った側に「結合する」作業を要求しますし、その手順は使っているソフトによって変わります。相手が詳しくない場合、届いた複数のファイルをどうすればいいのか分からないまま止まります。どうしても画質を落としたくないのであれば、分割よりクラウドストレージの共有リンクの方が、相手にとって簡単です。